En tant qu'assistante administrative, la productivité est au cœur de mon quotidien. Je dois gérer un flux constant de tâches, d'informations et de demandes. Mais au-delà de l'efficacité, il y a une dimension souvent négligée : la durabilité. Il est tout à fait possible d'optimiser notre travail tout en ayant un impact positif sur l'environnement. C'est ce que j'appelle la productivité écoresponsable.
Voici comment, en tant qu'assistante administrative, vous pouvez lier ces deux concepts pour un bureau plus performant et plus vert.
- La dématérialisation : le double gain
Le papier est un pilier du bureau traditionnel. Mais c'est aussi un gouffre en termes de temps et de ressources. Chaque feuille imprimée a un coût écologique (arbres, encre, énergie). Et la gestion de ces documents physiques prend un temps fou.
- Passez au numérique : utilisez des solutions de gestion électronique de documents (GED). Les documents sont stockés en ligne, facilement accessibles, et les recherches sont instantanées. C'est un gain de temps considérable, et cela réduit drastiquement votre consommation de papier.
- Signature électronique : finies les impressions pour faire signer un document. Les outils de signature électronique sont sécurisés, légaux et vous font gagner un temps précieux.
- L'optimisation des ressources : la productivité de l'économie
Être productif, c'est aussi être intelligent avec les ressources que l'on utilise. Une bonne gestion des outils de travail peut avoir un impact énorme, à la fois sur l'efficacité et l'écologie.
- Maîtrisez votre imprimante : imprimez uniquement si c'est absolument nécessaire. Optez pour le mode recto-verso par défaut et utilisez des toners recyclés. Encouragez vos collègues à faire de même.
- Gérez votre énergie : de simples gestes comme éteindre les écrans et les lumières en partant, ou débrancher les appareils non utilisés, contribuent à réduire la facture d'électricité et l'empreinte carbone de votre entreprise.
- La collaboration en ligne : réduire les distances
La productivité écoresponsable va au-delà de votre bureau. Les outils de collaboration en ligne (Google Workspace, Microsoft Teams, Slack) permettent de travailler à distance sans sacrifier la communication ou l'efficacité.
- Réunions virtuelles : réduisez les déplacements professionnels et les émissions de CO2 en privilégiant les visioconférences. C'est un gain de temps pour tous les participants, et c'est un choix écologique.
- Partage de documents : le partage de documents dans le cloud permet de travailler sur un même fichier en temps réel, évitant ainsi l'envoi de multiples versions par e-mail.
En conclusion, la productivité écoresponsable n'est pas une contrainte, c'est une opportunité.
En tant qu'assistante administrative, vous avez un rôle clé à jouer. Ces pratiques simples, en plus de réduire l'impact environnemental de votre entreprise, vous feront gagner en efficacité et en agilité.
Un bureau plus vert est un bureau plus intelligent.
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